Bienvenue dans la billetterie du théâtre

Cette application gère toute la vie de votre salle : le programme des spectacles, la vente des places, l'impression des billets, les abonnements, la caisse, les rapports et les sauvegardes. Tout est accessible depuis la barre du haut :

• • Accueil — le programme public et la réservation.
• • Tableau de bord — l'espace de gestion (réservations, spectacles, bilan…).
• • Paramètres — les réglages du théâtre (nom, logo, tarifs, TVA…).
• • Contrôle d'accès — pour scanner les billets à l'entrée.
• • Aide — ce mode d'emploi.

La partie publique (programme, réservation) est ouverte à tous. La partie de gestion est protégée : cliquez sur Espace admin en haut à droite et connectez-vous avec votre compte. Chaque compte a un rôle qui définit ce qu'il peut faire :

La page d'accueil montre le programme de la saison avec, pour chaque spectacle : l'affiche, le titre, la description et les dates. En haut, un encart indique le nombre de représentations du spectacle sélectionné.

1. 1Cliquez sur un spectacle dans « Prochains spectacles » (ou sur l'accueil).
2. 2L'affiche s'affiche en entier, avec les dates et les horaires.
3. 3Choisissez une date dans la liste « Choisir une date ».
4. 4Cliquez sur « Réserver » pour passer au plan de salle.

La réservation suit toujours 4 étapes. Le panneau se trouve sur l'accueil, sous le spectacle choisi.

Dans Tableau de bord → Sièges, vous voyez toute la salle et pouvez gérer chaque place : type (standard, premium, PMR) et blocage.

1. 1Cliquez sur un siège pour le bloquer (ou le débloquer).
2. 2Saisissez un motif (ex. « poteau gênant », « visibilité réduite »).
3. 3Le motif s'affiche en rouge et en gras sur le plan.

Chaque place réservée donne un billet individuel. Dans Tableau de bord → Billets (et → Réservations), vous pouvez pour chaque billet :

• • Réimprimer — autant de fois que nécessaire.
• • Déplacer — changer de date ou de siège.
• • Annuler — libérer la place.
• • Supprimer — effacer définitivement.
• • Rembourser — marquer « Remboursé » et créer un avoir (note de crédit).
• • Pointer — marquer la place « présent » (voir Contrôle d'accès).

L'impression est regroupée : vous pouvez imprimer un billet, tous les billets d'une personne, ou plusieurs personnes en une fois (une page par personne). Six billets tiennent sur une page A4 ; au-delà, l'en-tête est répété sur une nouvelle page.

Chaque billet porte un QR code unique. Le soir du spectacle, ouvrez Contrôle d'accès dans la barre du haut :

1. 1Activez le système dans les paramètres si nécessaire (le QR reste imprimé dans tous les cas).
2. 2Cliquez sur « Scanner un billet » et autorisez la caméra.
3. 3Placez le QR du billet dans le cadre : la place est pointée « présent » automatiquement.
4. 4Un doublon ou un billet inconnu est signalé immédiatement.

Vous pouvez offrir des billets gratuits ou un abonnement gratuit. Pour éviter les abus, l'application exige toujours un justificatif, choisi parmi les 4 plus courants :

• • Cadeau
• • Sponsoring / Partenariat
• • Invitation (comité, artistes, bénévoles)
• • Presse / Relations publiques

1. 1Dans le formulaire de réservation, cochez « Gratuité ».
2. 2Choisissez le justificatif dans la liste (obligatoire).
3. 3Le total passe à 0 € et le justificatif est noté sur le billet et dans le bilan.

Les codes promo offrent un pourcentage de remise (ex. OUVERTURE10 = −10 %). Ils se gèrent dans Tableau de bord → Promos.

1. 1Créez un code, indiquez le pourcentage et la période de validité (de … à …).
2. 2Au moment de la vente, saisissez le code dans le panneau de réservation.
3. 3La remise s'applique automatiquement et apparaît sur le billet et dans le bilan.

L'abonnement de saison donne une place à chaque spectacle, avec un prix unique selon la catégorie (3 prix : adulte, pensionné, étudiant). Dans Tableau de bord → Abonnements :

1. 1Créez l'abonné (nom, coordonnées, catégorie).
2. 2Pour chaque spectacle, choisissez la date et le siège.
3. 3Validez : l'abonné est placé partout, avec son tarif.
4. 4Imprimez le récapitulatif de l'abonnement (tous les spectacles) ou les billets d'un spectacle choisi.

Dans Tableau de bord → Spectacles, créez et organisez le programme : titre, description, durée, affiche (photo), tarifs (normal et prévente) et dates.

1. 1Cliquez sur « Nouveau spectacle » et remplissez les informations.
2. 2Téléversez une <strong>affiche</strong> (elle apparaît sur l'accueil, dans le détail et sur les billets).
3. 3Ajoutez les <strong>représentations</strong> (date + heure) une par une…
4. 4… ou utilisez la <strong>série de dates</strong> : choisissez un début, une fin, les jours de la semaine, et toutes les représentations sont créées d'un coup.

Les listes sont triées par date (spectacles, sièges, prochains spectacles de l'accueil). À la fin de la saison, vous pouvez archiver un spectacle : il disparaît du programme public mais reste consultable et compte toujours dans les bilans.

L'onglet Caisse (rôles admin et personnel) est conçu pour les soirs de représentation : tout y est rapide.

• • Vente rapide sur un plan de salle compact.
• • Gratuité avec justificatif en un clic.
• • Moyen de paiement enregistré (espèces, chèque, carte…).
• • Liste des présents (émargement) à imprimer.
• • Chiffres du soir : places vendues, recette, restants.

L'onglet Spectateurs regroupe automatiquement toutes les réservations par personne (même nom, même email…). Il détecte les doublons et permet de :

• • Fusionner deux fiches identiques.
• • Renommer une personne partout d'un coup.
• • Anonymiser (RGPD : droit à l'oubli).
• • Supprimer les réservations d'une personne.

L'onglet Emails envoie des messages automatiques aux spectateurs. L'envoi utilise Resend si vous avez configuré la clé dans les paramètres ; sinon, l'application ouvre votre logiciel de messagerie (solution de secours).

• • Relance des paiements en attente.
• • Rappel « c'est demain » aux réservés du lendemain.
• • Renouvellement des abonnements en fin de saison.

Quand une représentation est complète, proposez au spectateur de s'inscrire sur liste d'attente (onglet Attente).

1. 1Ajoutez le spectateur à la liste pour le spectacle/la date souhaitée.
2. 2Si une place se libère (annulation), cliquez sur « Notifier ».
3. 3Le spectateur reçoit un email ; il peut alors réserver sa place.

Après un spectacle, envoyez un sondage de satisfaction (onglet Sondages). Le spectateur reçoit un lien sécurisé, note le spectacle et laisse un commentaire. Les réponses sont regroupées pour améliorer la saison suivante.

L'onglet Bilan (et Comparaison) produit le rapport professionnel de la saison, utile pour les subventions et l'assemblée générale :

• • Page de garde avec les totaux de la saison (mise à jour automatique).
• • Une page Billets et une page Abonnements distinctes.
• • Une page de statistiques par spectacle : entrées, adultes, pensionnés, −25 ans, remises, recette, personnes par date.
• • En-tête et pied de page coordonnés : TVA, mentions légales, compte / société / banque.
• • Les remises des codes promo y figurent.

Export possible en PDF (téléchargement), en impression navigateur, ou en CSV (bordereau comptable).

L'onglet Comptabilité (rôle administrateur) rassemble le journal de caisse mois par mois (recettes, abonnements, remises, gratuités), les avoirs (remboursements) et l'export CSV.

• • Le bordereau de caisse inclut le taux de TVA configurable.
• • Chaque remboursement génère une note de crédit imprimable.
• • Les infos comptables (TVA, n° d'entreprise, IBAN) se règlent dans les paramètres.

L'onglet Dépenses (administrateur) enregistre les charges de la saison : cachets artistes, SABAM, technique, publicité, location, accueil… Chaque dépense peut être rattachée à un spectacle ou rester un frais général.

1. 1Saisissez libellé, catégorie, montant, date (et spectacle éventuel).
2. 2L'application calcule le <strong>résultat net</strong> : recettes − dépenses.
3. 3Le détail par catégorie s'affiche automatiquement.

L'onglet SABAM prépare le document de déclaration des droits d'auteur : une ligne par représentation avec le titre, l'auteur, la date, le nombre d'entrées et la recette. Export en CSV ou impression, prêt à joindre à la déclaration.

L'onglet Clôture de caisse suit l'argent d'un soir de spectacle :

1. 1Choisissez la représentation et indiquez le <strong>fond de caisse</strong>.
2. 2L'app additionne les ventes en <strong>espèces</strong> de la soirée.
3. 3En fin de soirée, saisissez le <strong>montant compté</strong>.
4. 4L'<strong>écart</strong> (en trop / en moins) est calculé et un rapport imprimable est généré.

L'onglet Groupes gère les écoles, comités et CE : nom du groupe, contact, représentation, sélection des places (contrôle automatique des conflits) et tarif par place. Chaque groupe dispose d'une facture imprimable et d'un envoi par email.

L'onglet Bénévoles tient l'annuaire des personnes qui donnent un coup de main et le planning des permanences : affectez un rôle (caisse, accueil, bar, placement, technique) par représentation, envoyez un rappel par email et imprimez le planning.

L'onglet Alertes surveille la saison en continu : remplissage faible à l'approche d'une date, gratuités inhabituelles, abonné sans siège, paiements en attente, sièges bloqués, doublons spectateurs. Les seuils se règlent dans Paramètres → Alertes intelligentes.

L'onglet Statistiques fournit les indicateurs de pilotage : panier moyen, remplissage par jour de la semaine, meilleur spectacle, recettes par moyen de paiement et évolution des ventes semaine par semaine.

L'onglet Documents regroupe les impressions automatiques :

• • Brochure de saison : programme complet avec affiches, dates et tarifs.
• • Étiquettes d'adresses : mailing vers le fichier spectateurs.
• • Badges : accréditations bénévoles avec couleur par service.

L'onglet Comparaison place côte à côte plusieurs saisons (archivées ou non) : places vendues, taux de remplissage, recette. Les barres de progression permettent de voir d'un coup d'œil si la salle se remplit mieux d'une année sur l'autre.

Dans Tableau de bord → Utilisateurs (administrateur uniquement), créez les comptes du personnel : nom, identifiant, rôle et mot de passe. Les mots de passe sont hachés (jamais stockés en clair).

1. 1Cliquez sur « Nouvel utilisateur ».
2. 2Choisissez le rôle (Administrateur, Personnel ou Lecteur).
3. 3Définissez un mot de passe solide et communiquez-le à la personne.

L'onglet Sauvegarde protège toutes vos données (réservations, spectacles, réglages, journal) :

• • Sauvegardes automatiques régulières.
• • Restaurer une sauvegarde en un clic.
• • Exporter / importer un fichier de sauvegarde.
• • Réinitialiser complètement la base (départ propre).
• • Sauvegarde cloud : Dropbox (jeton) ou WebDAV (URL + identifiants), avec bouton de test.

L'onglet Journal trace toutes les actions importantes (vente, annulation, remboursement, réglages…). Vous pouvez :

• • Exporter / télécharger le journal (CSV).
• • Effacer l'historique (uniquement s'il n'est pas trop long, par sécurité).
• • Laisser l'archivage automatique faire le ménage : tous les 3 jours, les entrées anciennes passent en archive.

Pressez Ctrl + K (ou cliquez sur « Rechercher… » en haut à droite) pour ouvrir la recherche globale : tapez un nom de spectateur, un titre de spectacle ou un numéro, et sautez directement au résultat — sans parcourir les listes.

Tout se configure dans Paramètres (administrateur) :

• • Identité : nom, adresse, ville, téléphone, email, couleur, logo.
• • Salle : nombre de rangées et de colonnes.
• • Tarifs : plein tarif et prévente (adulte, pensionné, étudiant).
• • Abonnement : les 3 prix de la formule.
• • Emails : expéditeur et clé Resend.
• • Comptabilité : TVA, n° de TVA, n° d'entreprise, IBAN.
• • Impression : textes des billets, mentions.
• • Contrôle d'accès : activation du scan.

L'application peut être installée sur un téléphone ou un ordinateur (menu du navigateur → « Installer » / « Ajouter à l'écran d'accueil »). Elle garde en mémoire les billets et réservations récents : même sans réseau, vous pouvez consulter les réservations et scanner les QR à l'entrée.

Plusieurs documents s'impriment proprement (boutons « Imprimer » un peu partout) :

• • Billets : 6 par page A4, en-tête répété si plus de 6.
• • Feuille d'émargement : liste des présents pour pointer à l'entrée.
• • Note de crédit (avoir) en cas de remboursement.
• • Récapitulatif d'abonnement.
• • Bilan / rapport de saison en PDF.